Building Evidence Toolkit: Strengthening Capacity

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Alerta de seguridad: si cree que sus actividades en la computadora están siendo monitoreadas, por favor accese este sitio web desde una computadora más segura. Para salir inmediatamente de este sitio, haga clic en la tecla “esc”. Si está corriendo peligro en este momento, llame al 911, a la línea de crisis local, o a la Línea Nacional Directa contra Violencia Doméstica al  1-800-799-7233 o TTY 1-800-787-3224.

Alerta de seguridad: si cree que sus actividades en la computadora están siendo monitoreadas, por favor accese este sitio web desde una computadora más segura. Para salir inmediatamente de este sitio, haga clic en la tecla “esc”. Si está corriendo peligro en este momento, llame al 911, a la línea de crisis local, o a la Línea Nacional Directa contra Violencia Doméstica al  1-800-799-7233 o TTY 1-800-787-3224.

¿Qué necesito?

Hay muchas maneras de reunir información acerca de tu programa y cada manera tiene sus propias debilidades y fortalezas. Y todos los datos que reúnes forman parte de la información que puedes utilizar para evaluar tu programa.

¿Cuáles son las distintas formas de crear evidencia?

Existen muchas maneras de crear evidencia, pero es  el objetivo y la función de lo que se desea entender  lo que determina la manera en que una organización construye su receta. Hablando en términos generales, los modelos o tipos más conocidos de evaluación son:

  • Formativo: ocurre al mismo tiempo que se lleva a cabo el programa.
  • Sumativo: ocurre al final del programa.
  • Proceso: ocurre durante  la implementación del programa.
  • Resultado: ocurre justo después de que el programa ha finalizado.
  • Impacto: ocurre después de la ejecución del programa.

Para aprender más acerca de los diferentes modelos o tipos de evaluación por favor visite la sección de recursos.

Cuando hablamos de información, no nos referimos a algo ajeno o nuevo, todo lo contrario es algo que tú conoces, pero que quizás no lo defines usando estos términos. Ya que en nuestro trabajo recibimos mucha información día a día de nuestros participantes, por ejemplo, su edad, el lugar de origen, etc. Nosotros estamos seguros de que este tipo de información ya es parte de tu proceso. Nuestra contribución a tu “receta” será el proveer una guía en la manera de colectar, organizar, y analizar esta información.

Tipos de información

Como regla general, la información de la evaluación se organiza en dos grupos: números (cuantitativa) y  palabras (cualitativa).

Cuando hablamos de números (datos cuantitativos) nos referimos a números, y nos sirven para describir que existe y pasa en términos de tiempo, cantidad, frecuencia. Por ejemplo:

  • edad de las participantes,
  • el número de personas que reciben servicios por semana,
  • el número de sesiones a las que los participantes atienden, etc.  

Cuando hablamos de palabras (datos cualitativos) nos referimos a la información que nos ayuda a una compresión profunda de la experiencia de los participantes en el programa o de sus historias personales.  Estos pueden incluir información acerca del por qué, del cómo, y de los resultados de participar en el programa. Por ejemplo:

  • opiniones de acerca del programa,
  • descripción de la experiencia dentro del programa,
  • descripción del impacto en sus historias personales, etc.

¿Cuáles son las fuentes de información?

La siguiente tabla muestra ejemplos de fuentes potenciales de información de que quizás tú ya tienes y/o necesitas para tu evaluación.

Tabla.1 Fuentes de información.

Lugares donde puedes acceder información fuera de la organización incluyen: biblioteca local,  universidad, oficinas del gobierno, institutos de investigación, medios de comunicación (periódico, radio),  Facebook, Twitter, Instagram.

Te sugerimos crear tu propia lista de los lugares que existen dentro o cerca de tu comunidad ya que te permitirá organizar tu trabajo.

¿Qué herramientas puedo utilizar para recolectar la información?

Existe una gran variedad y preferencias de herramientas para colectar información.

En nuestro caso pensamos que la mejor herramienta es siempre aquella que responde mejor a las circunstancias en las que se va a utilizar, es decir a la realidad en que el programa se desarrolla. Entre las más comunes y más utilizadas tenemos las encuestas, hojas de asistencia, grupos focales (sesiones de escucha), etc.

La siguiente tabla te ayudara a entender en qué consisten, su utilidad, y las posibles situaciones en las que no se sugiere utilizarlas.

Tabla. 2   Tipos de herramientas.

¿En qué momento puedo reunir la información?

Decidir cuándo reunir la información puede parecer un reto, si lo pensamos como que esta tarea es nueva. Quizás nunca lo habías visto de esta manera, pero mucho del trabajo que llevas a cabo cada día incluye reunir información. Por ejemplo, cuando las personas vienen a la oficina en busca de servicios,  por lo general ellos tienen que llenar una hoja con sus datos personales. Cuando colectes información acerca de tu programa, las únicas diferencias son el objetivo y el momento en el que llevas a cabo la actividad.

Imagínate que quieres reunir información para evaluar un programa nuevo, y que está en su fase inicial. Y tú piensas que no tienes toda la información necesaria para decidir cuál es la actividad principal para que el programa funcione. Una estrategia puede ser llevar a cabo un grupo focal para escuchar las ideas al respecto. Otra situación puede ser que el programa concluyó hace un par de meses, pero no tienes la suficiente información que te permita identificar cuáles fueron sus fortalezas y/o debilidades, en este caso una entrevista con los participantes te puede proveer esa información extra que necesitas.

El punto más importante es tener una idea clara de los objetivos de la evaluación o de la razón por la que tú quieres reunir la evidencia. Esto te ayudara también a decidir cuándo es el mejor momento para reunir la información.

Grafico 1. Oportunidades para reunir la información.


 

Otras consideraciones en la reunión de información / Construyendo evidencia.


¿Cuál el posible costo en la realización de una evaluación?

Es importante ver a las actividades relacionadas con la evaluación de la misma manera que  cualquier otro trabajo que lleva a cabo tu organización y que requiere de un presupuesto. Y como en todo presupuesto necesitaras incluir posibles costos y los inesperados.  

Determina cuales son los componentes esenciales de tu programa y los que puedes sustituir. Considera colaborar con otra organización o agencia que te permita llevar a cabo el trabajo sin necesidad de un costo extra. A continuación te presentamos una lista de algunos elementos básicos que debes incluir en tu presupuesto:

  1. Personal: considera empezar dentro de tu organización y determinar si cuentas con gente que tiene ya sea la experiencia o conocimiento de este tipo de trabajo, y que pueden colaborar con la tarea.
  2. Consultor: quizás no cuentes con el personal o su experiencia es limitada, por lo que te verás en la necesidad de contratar a alguien fuera de la organización. Dicha actividad no debe de ser tomada a la ligera ya que los resultados pueden ser los no deseados. Para ayudarte en esta tarea te ofrecemos una sesión completa en Evaluadores Externos que creemos te será muy útil para encontrar el/la evaluador adecuado para tus necesidades de evaluación.  
  3. Costo de transporte: debes considerar de que quizás tendrás que visitar varios lugares para obtener información, o que las actividades de tu programa se llevan a cabo en distintos lugares.
  4. Impresión de material: tanto el programa como el trabajo de construir evidencia requerirá la producción e impresión de documentos ya sea encuestas, entrevistas, guías de grupos focales, etc. Considera este costo, y el costo de obtener información de lugares como bibliotecas, agencias del gobierno ya sea en tu estado o fuera del estado.
  5. Material de oficina y equipo electrónico: en esta categoría incluye la computadora, cualquier paquete de programa electrónico que necesites para llevar a cabo el trabajo. Y en la actualidad con el uso de video cameras para Skype, u otros programas para  video conferencias, audio, diseño de imagen etc.  
  6. Comunicación: en este categoría el costo tanto de correo tradicional, como en medios en el internet de correo profesional, llamadas telefónicas locales, nacionales o incluso internacionales.

Lo importante es considerar en detalle todas las actividades y materiales que se requieren para llevar a cabo esta tarea de una manera eficiente. Prepara tu presupuesto considerando tanto el mejor escenario como el peor.  La clave es prestar atención a todos los detalles y planear para cualquier eventualidad.

¿Cómo puedo llevar a cabo una evaluación con fondos limitados?

  • Considera el personal y los recursos que tienes accesibles para evaluar tu programa y reasigna esos recursos de manera de que alguien está llevando a cabo las actividades de evaluación.
  • Considera cual es el proceso presente y la manera en la que puedes mejorar las actividades  para reunir información en el área de evaluación.
  • Examina la posibilidad de asociarte con estudiantes de maestrías/ universidades para conseguir a bajo costo o gratis apoyo en el trabajo de evaluación.
  • Considera el contratar un evaluador externo y compartir los costos con otras organizaciones.
  • No tomes el enfoque de que “todo o nada”… incluso el comenzar con una pregunta de evaluación y luego construir actividades a través del tiempo puede ser útil.
  • Considera la utilización de herramientas gratuitas o de bajo costo que pueden ayudarte a reunir información y analizar rápido y fácilmente (ejemplo, SurveyMonkey, etc.)
  • CONSEJO: INCLUYE DENTRO DE LA APLICACIÓN A SUBVENCIONES LAS ACTIVIDADES DE EVALUACION.